İşletmelerin elektronik dosyaları yönetmeleri ve belgelerini dijitalleştirmeleri için birçok neden vardır. Bilgiyi organize etmek ve paylaşmak için bir yapı oluşturmak bir faydadır; kağıdı azaltmak, denetim izleri oluşturmak, mevzuata uygunluğu sağlamak ve dahili ve harici işbirliğini kolaylaştırmak gibi. Belge yönetim sistemleri (DMS), şirketlerin belgeleri, veri nesnelerini ve görüntüleri elektronik olarak dijitalleştirmesine, depolamasına, yönetmesine ve izlemesine yardımcı olur. Sistem, yazılım veya çözüm olarak adlandırılsın, DMS teklifleri çeşitli özellikler ve fiyat etiketleri ile birlikte gelir. Nelerin kafa karıştırıcı bir dizi seçenek olabileceğini sıralamanıza yardımcı olmak için kategoriler arasında en iyilerinden bazılarını bulduk.
İncelememizde, geniş bir teklif yelpazesi bulduk. Bazı sistemler depolama, arama, güvenlik sağlamaya odaklanır ve bazı belge revizyon ve paylaşım işlevlerini içerir. Diğerleri, iş akışı oluşturma, görev yönetimi, işbirliği, otomatikleştirilmiş kurallar ve daha fazlası gibi çeşitli yetenekler için çok sayıda özellik (ve eklenti) sağlayarak DMS'nin ötesine geçer.
Seçeneklerin çokluğu göz önüne alındığında, doğru sistemi belirlemek göz korkutucu olabilir. Bunu basitleştirmeye yardımcı olan SHI International Corp. Müşteri Başarısı Müdürü Jennifer Pankow ile konuştuk: 'Bir iş kararında kendinize şunu sorun 'Bu, işimi geliştirmeye veya kritik bir ihtiyacı karşılamaya yardımcı olan bana ne kazandırır?' Bu, müşterilerin bir çözüme bakmasına ve bir çözüm haritasını çıkarmasına yardımcı oluyoruz. 'DMS'ye ihtiyacım var' diye düşünmek yerine, 'Ne yapmam gerekiyor?' diye sorun. Ardından seçiminizi bunu hangi çözümün ve hangi parçaların yaptığına göre daraltın.'
Dikkate alınması gereken başka bir soru da şudur: Dosyalarımın nerede saklanmasını istiyorum? Üç tür DMS vardır: Bulut, şirket içi ve hibrit.
Bulut: Bu hizmetle belgeleriniz satıcının bulutunda - internetin olduğu her zaman ve her yerde mobil erişime hazır. Depolama, sözleşmenizle sınırlı olabilir (çoğu hizmet çeşitli depolama düzeyleri ve ilgili fiyatlandırma sunar), ancak genellikle sistem yönetimini ve güncellemeleri içeren uygun fiyatlı bir seçenektir ve dosyalar buluta yedeklenir.
Şirket İçi: Bu seçenek, DMS sunucunuzda yer aldığından ve sözleşme düzeyinde depolamayla sınırlı olmadığınız için daha fazla özelleştirmeye olanak tanır. Ancak ön maliyet göz korkutucu olabilir, BT bakımı ekstra olabilir ve sunucunuzun çökmesi durumunda bir yedekleme protokolü uygulamanız gerekir.
Hibrit: Bu şirket içi ve bulut kombinasyonu, mobil erişime ihtiyaç duymadığınız eski içeriği taşımaktan kaçınırken, bazı belge türleri için bulutu kullanma esnekliğine izin verebilir.
DMS seçeneklerine bakarken dikkate alınması gereken temel faktörler şunlardır:
Güvenlik: Bir yönü, sistem içindeki belgeler ve dosyalar için erişimi kontrol etme ve izinleri ayarlama yeteneğinizdir. Bu dosyaların dahili ve harici olarak nasıl güvenli bir şekilde paylaşıldığını değerlendirmek önemlidir. Diğer bir yönü, verilerinizi depolandığı yerde koruyan güvenlik düzeyidir. Bir bulut çözümü arıyorsanız, satıcının veri merkezlerine yönelik güvenliğinin, verilerinizi korumak için yeterli olduğundan ve sektörünüze yönelik tüm düzenlemelerle uyumlu olduğundan emin olun.
Tarama: Kağıtta boğuluyorsanız, otomatik adlandırma ve dosyalama özelliklerine sahip çok sayıda belgeyi taramaya izin veren bir sistem bulun. Potansiyel bir özellik olan Optik Karakter Tanıma (OCR), taranan belgeleri düzenlenebilir ve aranabilir dosyalara dönüştürür.
Arama: Sistem dosyalarınızı nasıl düzenlerse düzenlesin, arama özelliklerinin dosyalar içinde tam metin anahtar kelime aramalarına izin verdiğinden emin olmak akıllıca olacaktır (yalnızca başlığa göre değil).
Erişim, Düzenleme, İzleme: İşletmenizin belge oluşturma, erişim ve belge değiştirme ihtiyaçları ne kadar kapsamlı? Bir DMS'yi incelerken şunlara bakın:
- Belge ve dosya erişimi/izin ayarı, örneğin roller atanmış mı, erişim belgeye mi, klasöre mi yoksa her ikisine göre mi ayarlanıyor, izinleri bireylere ve gruplara göre ayarlayabilir misiniz?
- Dosya paylaşımı/düzenleme, yani bir giriş/çıkış var mı, birden fazla kullanıcı aynı anda düzenleme yapabilir mi?
- İzleme ve takip, örneğin, belgeyi kimin görüntülediğini görebiliyor musunuz, bir etkinlik/denetim günlüğü alıyor musunuz, uyarılar ayarlayabilir misiniz?
- Sürüm kontrolü, yani sürüm geçmişini görebiliyor musunuz, sistem en güncel sürüm üzerinde çalışıldığından nasıl emin oluyor, önceki sürümlere erişebiliyor musunuz?
- Oluşturma, birleştirme ve arşivleme, yani oluşturmadan arşivlemeye kadar belgenin kullanım ömrü boyunca hangi özellikler mevcuttur?
İşbirliği: Güçlendirmek için ne kadar iç ve dış işbirliğine ihtiyacınız var? Sürüm kontrolü, düzenleme ve elektronik imza oldukça standart DMS özellikleri olsa da, bazı sistemler iş akışları, birlikte yazma, görev yönetimi, uyarılar, mesajlaşma ve daha fazlasını içerir.
Kullanıcı dostu: Mümkün olduğu kadar %100'e yakın bir sistem benimsemesi istiyorsunuz. Araçların ve arayüzün kullanıcı dostu ve sezgisel olduğundan emin olun, böylece ekibiniz kolayca kullanabilir.
Hareketlilik: Mobil erişim bir öncelikse, tüm cihazlarla uyumlu bir sistem bulun. Masaüstü deneyimini çoğaltan bir uygulamaya sahip bir uygulama düşünün.
Entegrasyon: İncelediğimiz DMS teklifleri arasında çok çeşitli entegrasyon yeteneği vardır. DMS'nize hangi sistemlerle entegre olmanız gerektiğini bilin. Örneğin, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive vb. gibi mevcut bulut depolama alanından dosyaları taşımak zorunda kalmama isteğiniz veya CRM, içerik yönetim sistemi veya muhasebe yazılımınızla bağlantı kurma gereksiniminiz satıcı kararınızı yönlendirebilir. .
Destek: Herhangi bir satıcı hizmetinde olduğu gibi, desteğin nasıl sağlandığını anladığınızdan emin olun. İncelediğimiz satıcıların çoğu, e-posta, çevrimiçi sohbet ve telefon dahil olmak üzere çeşitli destek seçeneklerine sahipti - ancak saatler bazen sınırlıydı. Bazıları yalnızca bir bilet sistemi aracılığıyla destek sunar. İhtiyaç duyacağınız destek düzeyine ve türüne uyan birini seçin.
Fiyat: DMS fiyatı satıcıya ve hizmete göre değişir. Daha önce de belirtildiği gibi, şirket içi DMS'nin önemli bir ön maliyeti vardır. Bununla birlikte, bulut hizmetiyle muhtemelen kullanıcı/ay veya depolama kapasitesi temelinde belirlenen aylık veya yıllık bir ücret ödersiniz ve ek özellikler maliyetlere katkıda bulunabilir. Bu nedenle, devam eden maliyetlerinizi ve ihtiyaçlarınız arttıkça oluşacak artışları göz önünde bulundurun.
Editörün Notu: Şirketiniz için Belge Yönetim Yazılımı mı arıyorsunuz? Size uygun olanı seçmenize yardımcı olacak bilgiler istiyorsanız, ortağımız BuyerZone'un size ücretsiz bilgi vermesini sağlamak için aşağıdaki anketi kullanın:
'En İyi' DMS arayışımızda, birkaç kategoride nitelikli adaylar bulduk:
Genel Kazanan, Küçük İşletmeler için En İyi Belge Yönetim Yazılımı/Sistemleri: eFileCabinet
eFileCabinet, 2018 Küçük İşletmeler için Belge Yönetim Yazılımı/Sistemleri için En İyi Genel Kazanan olarak oyumuzu aldı. DMS, yalnızca eFileCabinet'in yaptığı şeydir. Kullanım kolaylığını, mobil erişimini, gelişmiş 'hiçbir şeyi kaybetme' aramasını ve yüksek güvenlik seviyelerini destekleyen sağlam bir tekliftir.
Artıları: İş akışı (şu anda beta sürümünde mevcuttur) gibi yeni özelliklerin eklendiği çok çeşitli DMS özellikleri mevcuttur. Güvenlik ve uyumluluk odak alanlarıdır.
Eksileri: Müşteri desteği, telefon, e-posta veya sohbet yoluyla hızlı yanıt verirken, yalnızca iş saatlerinde mevcuttur. Ayrıca, bu en ucuz DMS seçeneği değildir; ama en pahalısı da değil.
Tam eFileCabinet incelememize bakın.
Küçük İşletmeler için En İyi Ücretsiz Belge Yönetim Yazılımı/Sistemleri: Zoho Docs
Birçok DMS satıcısı ücretsiz deneme sunarken, ücretsiz sürümler nadirdir. Bulduklarımıza genellikle yalnızca tek bir kullanıcı hesabı için izin verilir. 25'e kadar ekip üyesi için ücretsiz olarak 5 GB depolama alanı/kullanıcı sunan Zoho Docs, Small Business 2018 için En İyi Ücretsiz Belge Yönetim Yazılımı olarak tanınmamızı sağladı.
Artıları: Zoho Docs, güçlü bir güvenlik ve uyumluluk sağlar, kullanıcı dostu bir arayüze, destek için çevrimiçi forumlara ve incelediğimiz ücretli hizmetlerin birçok özelliğine sahiptir.
Eksileri: Zoho Dokümanlar, Google Dokümanlar gibi, dosyalar için kendi formatına sahiptir. Bazı kullanıcılar, bu sistemde Word belgeleriyle çalışmanın istediklerinden daha zor olduğu yorumunu yaptı.
Bizim tam okuyun Zoho Dokümanlar incelemesi .
Müşteri Hizmetleri için En İyi Belge Yönetim Yazılımı/Sistemleri: eFileCabinet
eFileCabinet, 2018'de Müşteri Hizmetleri için En İyi Belge Yönetim Yazılımı/Sistemleri olarak oyumuzu aldı. Bu DMS, bazı rakiplerden biraz daha pahalı olsa da, birkaç kullanıcı incelemesi, insanlar ve müşteri hizmetleri nedeniyle buna değer olduğunu belirtiyor. Müşteri Başarısı Ekibi, ürünü tam olarak anlamalarını ve şirketlerinin bundan faydalanabilmesini sağlamak için satın alma işleminden hemen sonra bir çağrı alan her yeni müşteriyi taahhüt eder.
Artıları: Müşteri hizmetleriyle sohbet, telefon ve e-posta gibi üç yöntemle iletişim kurduğumuzda çok hızlı bir şekilde geri döndük ve temsilciler güler yüzlü, profesyonel ve yardımseverdi.
Eksileri: Müşteri desteği yalnızca Pazartesi'den Cuma'ya kadar mesai saatleri (08:00 - 17:00 MT) içinde verilmektedir.
Tam eFileCabinet incelememize bakın.
İşbirliği için En İyi Belge Yönetim Yazılımı/Sistemleri: SharePoint
Microsoft'un bir DMS'si olan SharePoint, verimli bir şekilde işbirliği yapması gereken şirketleri veya ekipleri ilgilendirecek birçok özellik içerir. 'Ekip çalışmasını güçlendirmek' ve 'kuruluş genelinde sorunsuz işbirliğini güçlendirmek' amacıyla tasarlanan SharePoint, İşbirliği 2018 için En İyi Belge Yönetim Yazılımı/Sistemleri seçimimizdir.
Artıları: Bir Microsoft ürünü olarak SharePoint, çeşitli fiyat noktalarıyla yüksek düzeyde güvenlik ve müşteri desteği sağlar. SharePoint'in bütünleştirdiği Microsoft tekliflerinin tam paketi düşünüldüğünde, yetenekler neredeyse sonsuz görünüyor.
Eksileri: Birçok inceleme, SharePoint uzmanlığından ve özelleştirmesinden tam olarak yararlanmak için gerekli olduğunu göstermektedir. Bu, potansiyel olarak çözümü küçük işletmeler için çok zaman alıcı ve maliyetli hale getirebilir.
Tam SharePoint incelememize bakın.
Hukuk Büroları İçin En İyi Belge Yönetim Yazılımı/Sistemleri: M-Files
Hukuk firmaları, çoğu gizli ve hassas bilgiler içeren tonlarca evrak işiyle uğraştığından, bir DMS seçmek için ek hususlar vardır. ABA Journal'daki bir makaleye göre, ' İşte Belge Yönetim Yazılımındaki Yasal Düşüklük Bir hukuk firmasının halihazırda kullanmakta olduğu uygulama yönetimi yazılımındaki doküman yönetimi bileşenleri, belge ağırlıklı olmayan uygulama alanlarındaki solo uygulamalar veya küçük firmalar için yeterli olabilir. Ancak çok büyük miktarda belgeyi yöneten küçük firmalar için, mevcut uygulama yönetimi ve muhasebe yazılımınızla iyi entegre olabilen bağımsız bir sistem bulmak son derece faydalı olabilir. Yenilikçi teknolojisi, güvenliği, veri uyumluluğu desteği ve entegrasyon yeteneği nedeniyle Hukuk Büroları için En İyi Belge Yönetim Yazılımı/Sistemleri seçimimiz M-Files'tır.
Artıları: Tarama yetenekleri, düzenleme ve arama için OCR ve erişim kontrolü gibi sağlam DMS özelliklerine ek olarak, bu teknoloji hukuk firmalarına sözleşme onay iş akışları sunar ve eKeşif'i destekler.
Eksileri: M-Files, bazı rakiplerin yaptığı gibi önceden yapılandırılmış paketler sunmaz, bu nedenle küçük bir hukuk firmasının ihtiyaç duyduğu özellikleri elde etmesinin maliyetinin ne olacağını ölçmek zordur. Çözümler her müşteri için özelleştirilir ve fiyatlandırma yılda 2.000 ABD Dolarının altında başlar.
Dolgu M-Files incelemesini okuyun.
Diğer Doküman Yönetim Hizmetleri
En İyi kategorilerimizde seçtiklerimize ek olarak, incelediğimiz diğer şirketler şunlardır:
Dokmee belge yakalama ve depolama, arama ve alma ve dosya paylaşımı dahil olmak üzere çeşitli amaçlar için tasarlanmış güvenli, kullanımı kolay bir belge yönetim sistemi olarak sunduğunu açıklar.
Bir site belge yönetimi paketi, mimari, mühendislik ve inşaat şirketleri tarafından iş akışları, bilgi yönetimi ve küresel standartlara uygunluk için kullanılmaktadır.
Belge Yazılımı Bulutu kağıt süreçlerini dijitalleştirir, özel iş akışlarının yapılandırılmasını sağlar ve ERP, CRM ve diğer sistemlerle entegre olur.
Adobe Belge Bulutu PDF üretkenliği için Acrobat DC'yi ve entegre e-imzalama için Adobe Sign'ı içerir.
Yüksek kuyruklu iş , eski adıyla YouSendIt, Dosya Paylaşımı ve Yaratıcı İşbirliği tekliflerinden oluşur.
Ascencio ONLYOFFICE Bulut veya özel ağ aracılığıyla çevrimiçi belge düzenleyicileri ve üretkenlik iş araçları sağlar.
açık havada bir Alfresco Software, Inc.'den belge yönetimi, işbirliği ve süreç otomasyonu içeren bir Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) platformudur.
metodoloji
DMS teklifleri listemizi daraltmak için arama terimlerinin, sosyal trendlerin ve web araştırmalarının kapsamlı bir incelemesini kullandık. DMS kullanma deneyimi olan ve müşterilere içerik yönetimi veya yazılım satın alma kararlarında yardımcı olan müşteri hizmetleri uzmanlarıyla görüştük. Seçimimizi daralttık, ardından her şirketin web sitesini inceledik ve demoları izledik veya denemeler için kaydolduk ve özellikle hizmet türü, fiyatlandırma, müşteri hizmetleri, ölçeklenebilirlik, işlevsellik, kullanım kolaylığı, müşteri incelemeleri, işletme ve teknoloji web sitesi ile ilgili teklifleri karşılaştırdık. yorumlar ve ödüller. Herhangi bir eksik bilgi için şirketle iletişime geçtik. Bu süreçte sadece bilgi boşluklarını doldurmakla kalmadık, aynı zamanda yanıt verme hızlarını ve eksiksizliğini de değerlendirdik.
Editoryal Açıklama: Inc., bu ve diğer makalelerde ürün ve hizmetler hakkında yazar. Bu makaleler editoryal olarak bağımsızdır - yani editörler ve muhabirler bu ürünler hakkında herhangi bir pazarlama veya satış departmanının etkisi olmadan araştırma yapar ve yazarlar. Başka bir deyişle, hiç kimse muhabirlerimize veya editörlerimize ne yazacaklarını veya bu ürün veya hizmetler hakkında herhangi bir olumlu veya olumsuz bilgiyi makaleye dahil etmelerini söylemiyor. Makalenin içeriği tamamen muhabir ve editörün takdirindedir. Bununla birlikte, bazen makalelere ürün ve hizmetlere bağlantılar eklediğimizi fark edeceksiniz. Okuyucular bu bağlantıları tıkladığında ve bu ürünleri veya hizmetleri satın aldığında, Inc tazminat alabilir. Bu e-ticaret tabanlı reklam modeli - makale sayfalarımızdaki diğer tüm reklamlar gibi - editoryal kapsamımız üzerinde hiçbir etkisi yoktur. Muhabirler ve editörler bu bağlantıları eklemez ve yönetemezler. Bu reklamlar, Inc'de gördüğünüz diğerleri gibi, bu sitede bulduğunuz bağımsız gazeteciliği destekler.
Editörün Notu: Şirketiniz için Belge Yönetim Yazılımı mı arıyorsunuz? Size uygun olanı seçmenize yardımcı olacak bilgiler istiyorsanız, ortağımız BuyerZone'un size ücretsiz bilgi vermesini sağlamak için aşağıdaki anketi kullanın:
Editörün Notu: Şirketiniz için Belge Yönetim Yazılımı mı arıyorsunuz? Size uygun olanı seçmenize yardımcı olacak bilgiler istiyorsanız, ortağımız BuyerZone'un size ücretsiz bilgi vermesini sağlamak için aşağıdaki anketi kullanın:
Editoryal Açıklama: Inc., bu ve diğer makalelerde ürün ve hizmetler hakkında yazar. Bu makaleler editoryal açıdan bağımsızdır - yani editörler ve muhabirler bu ürünler üzerinde herhangi bir pazarlama veya satış departmanının etkisi olmadan araştırma yapar ve yazarlar. Başka bir deyişle, hiç kimse muhabirlerimize veya editörlerimize ne yazacaklarını veya bu ürün veya hizmetler hakkında herhangi bir olumlu veya olumsuz bilgiyi makaleye dahil etmelerini söylemiyor. Makalenin içeriği tamamen muhabir ve editörün takdirindedir. Bununla birlikte, bazen makalelere bu ürün ve hizmetlere bağlantılar eklediğimizi fark edeceksiniz. Okuyucular bu bağlantıları tıkladığında ve bu ürünleri veya hizmetleri satın aldığında, Inc tazminat alabilir. Bu e-ticaret tabanlı reklam modeli - makale sayfalarımızdaki diğer tüm reklamlar gibi - editoryal kapsamımız üzerinde hiçbir etkisi yoktur. Muhabirler ve editörler bu bağlantıları eklemez ve yönetemezler. Bu reklam modeli, Inc'de gördüğünüz diğerleri gibi, bu sitede bulduğunuz bağımsız gazeteciliği destekler.
